انسان زمانی که خواندن نوشتن فراگرفت بکار فعالیت تحصیل علوم مختلف مشغول شد، تدریج سمت تحقیق پژوهش روی آورد کم‌کم نیاز ثبت آموخته‌ها قالب کتبا دفتر او احساس شد. بدین ترتیب گام‌های نخستین بایگانی کردن آنچه که او آموخته بود، برداشت.
در واقع این کار روزگاران قدیم توسط تاریخ‌نویسان مورخان دربار پادشاهان شرح کامل وقایع حوادث آن زمان شروع شد توسط دانشمندان پژوهشگران سند نمودن نتایج آزمایشات آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد امروز.
امروزه تهیه سند همه امور کارهای تاریخی گرفته نویسندگی کارهای دولتی انجام می‌شود. این کار زمان حاضر امری بسیار پسندیده معمول بوده ضرورت آن همه مکان‌های دولتی سازمان‌ها حتی شرکت‌های خصوصی احساس می‌شود.
بایگانی کردن یک تعریف عام معنای تهیه نگهداری نسخه دومی‌از مجموعه فعالیت‌هایی که می‌بایست یک روال کاری انجام شوند، می‌باشد.
در حال حاضر بخش بایگانی، یکی بخش‌های مهم هر سازمان دولتی یا خصوصی تشکیل می‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و... همگی دارای قسمت بایگانی می‌باشند، اما بخش بایگانی یک محیط گسترده‌تر حیطه کاری وسیع‌تر قرار می‌گیرد. این محیط کاری دبیرخانه نامیده می‌شود.
دبیرخانه یکی مهمترین قسمت‌های یک اداره می‌باشد که بایگانی کردن اسناد یکی کارهای عمده مهمی‌است که این بخش انجام می‌شود. کلیه کارهای مربوط بایگانی دبیرخانه تفکیک می‌شود کار هر قسمت توسط یک متصدی خاص تخصص مربوط آن کار بهترین شکل ممکن انجام می‌شود. کار بایگانی صورت زیر تفکیک می‌شود:
در این صورت ارائه خدمات بهینه سریعتر صورت می‌گیرد. این اداره کلیه کارهای بایگانی صورت دستی انجام می‌شود. کشور ما جایگزین کردن سیستم‌های کامپیوتری دبیرخانه جای کارهای دستی حال اجراست، اما هنوز تمام دبیرخانه‌های ادارات سازمان‌های کشور مجهز سیستم کامپیوتری نشده‌اند این کار برنامه‌های آتی این سازمان‌ها قرار گرفته است.